今年以來，合肥興泰股權投資管理有限公司（下稱：興泰股權或公司）以規(guī)范檔案管理為抓手，在檔案工作的規(guī)范化、制度化、信息化、特色化上下功夫，以“五個到位”狠抓檔案工作質量和效率，開拓進取，扎實工作，檔案管理和運用水平顯著提升。

組織領導到位

檔案作為一種重要信息資源，真實的記錄企業(yè)各個階段經營和管理等活動，是一項重要基礎性工作，更是企業(yè)一項重要的“無形資產”，在企業(yè)轉型發(fā)展過程中發(fā)揮不可替代的作用。

“要切實把公司檔案管好用好，讓檔案真正成為公司有用的資源；要將檔案管理工作全面納入公司制度體系，將文件材料的形成、積累、整理、歸檔納入標準化工作程序……”公司主要領導在年初公司相關會議上擲地有聲強調。

明確各部門負責人為各自檔案管理的第一責任人，明確公司專職檔案員，各部門、各子項目組配備兼職檔案員，負責各自的檔案收集和管理工作，促進形成檔案分級管理模式。通過健全機制，進一步擴大公司檔案管理工作的外延，深化檔案工作的內涵，把單一的檔案管理擴大為集“收、管、存、用”“一站式”的檔案綜合管理體系。

制度建設到位

今年以來，興泰股權以檔案規(guī)范化建設為契機，結合自身實際修訂了《興泰股權公司檔案管理辦法》，并將《立卷與歸檔整理制度》《檔案保管制度》《檔案借閱制度》等10余項檔案管理制度全部懸掛上墻，全面推行檔案管理制度化，在OA系統中增加了檔案借閱流程，使檔案的閱檔審批痕跡化，確保檔案收集、整理、歸檔、借閱等工作常態(tài)化、科學化。

學習培訓到位

提高檔案管理人員素質和能力，是做好檔案工作的關鍵。2021年5月27日，邀請檔案專業(yè)人員對公司檔案管理人員進行集中授課輔導，培訓分為理論和實際操作兩部分，整個培訓具有很強的指導性和針對性。課后大家紛紛表示，此次實戰(zhàn)教學形式新穎、實用，課程設置“精”、培訓形式“活”、互動交流“實”，讓理論知識變得可視化，通過實際操作演練讓大家快速熟悉檔案系統，提高使用的便捷性。

利用效果到位

抓好檔案規(guī)范化是保證檔案管理質量的基礎，是實現檔案保管利用價值的最大化、檔案完整化、檔案檢索便捷化的重要保障。把好“收集關”，基礎材料規(guī)范化。牢固樹立“對歷史負責”的高度責任感，嚴格按照公司檔案管理辦法流程，認真細致、準確完整、按時保質地圍繞各部門、子（項目組）公司人事、項目工程、文書等方面內容，全方位收集匯總材料，從根本上提高檔案質量。抓好“整理關”，科學立卷規(guī)范化。應收盡收、應歸盡歸、應管盡管。

截至5月末，共整理文書檔案4216件，項目檔案2876件，財務檔案288件。完成掃描46526頁。按資料整理的文書材料13160件，項目材料68803件，財務材料2473件。強化“考核關”，促進檔案規(guī)范化。對公司各個階段形成的檔案歸檔材料進行“全覆蓋”管理，落實到責任人，納入到工作考核，切實提升了部門檔案人員工作的嚴謹性和積極性。

安全保障到位

檔案一旦丟失或損毀，將帶來難以彌補的損失。今年以來，按照“十防”標準要求，興泰股權將原來零散的三處檔案存放點歸并到一處新建成的檔案室，為確保檔案存放安全，新檔案室配備了消磁柜、溫度計、抽濕機等專業(yè)檔案裝具。落實制度，規(guī)范管理。加強內部管理，嚴格落實OA線上檔案借閱審批流程，嚴格執(zhí)行檔案庫房溫濕度登記和檔案出入庫、借閱登記等安全保管制度。開展檢查，排除隱患。認真清點檔案庫房內的檔案種類和數量，將“家底”摸清，建立一本明明白白的臺賬，不定期地對檔案庫房進行安全檢查，對發(fā)現的問題及時進行整改。

下一步，興泰股權將積極落實“數字興泰”發(fā)展戰(zhàn)略，進一步提升公司檔案管理信息化水平，實現檔案資源高效管理與分享利用，讓檔案真正成為企業(yè)管理的“金鑰匙”。（興泰股權 芮志剛）